Unter dem Menüpunkt Termine kannst du deine Events als einzelne Termine anlegen. Dafür brauchst du zunächst mindestens eine angelegte Location und ein bereits erstelltes Ticketprodukt. Welche Optionen dir bei den weiteren Termindetails zur Verfügung stehen, erfährst du hier.
Grundeinstellungen
Innerhalb der Grundeinstellungen werden die grundlegenden Informationen zu einem einzelnen Termin hinterlegt.
Allgemeine Informationen
Darunter fallen unter anderem
- der Name des Termins
- das Veranstaltungsdatum inklusive Uhrzeit
- sowie der Veranstaltungsort
Die Location an dem deine Veranstaltung stattfindet, kannst du in den Vereinseinstellungen hinterlegen und anschließend in den Termineinstellungen auswählen. Weitere informationen zu den Locations findest du hier.
Außerdem werden hier Beschreibungstexte für den Termin sowie den Ticketkauf hinterlegt. Der Beschreibungstext zum Termin wird auf der Detailseite innerhalb des Eventportals angezeigt. Mit Hilfe des Beschreibungstext für den Ticketkauf können weitere informationen zu den Tickets platziert werden, da dieser direkt über der Auswahl der Tickets platziert wird.
Status & Sichtbarkeit
Unter den folgenden Einstellungen hast du die Möglichkeit den Termin zu aktivieren und definieren ob er im Shop gelistet ist oder nicht.
Tickettermine haben zwei mögliche Status:
- Aktiv – Nur aktive Termine ermöglichen den Ticketverkauf.
- Inaktiv – Der Termin ist deaktiviert, es können keine Tickets verkauft werden.
Unterschied zwischen aktiv stellen und listen:
- Um Tickets für einen Termin verkaufen zu können muss dieser aktiv geschaltet sein
- Wird ein Termin als gelistet markiert, kann er über die Startseite des Ticketsystems gefunden werden.
- Wird die Option “Termin listen” deaktiviert, wird er in der Übersicht des Ticketsystems ausgeblendet und ist nur über die spezifische Termin URL aufzurufen.
Tipp: Damit können zum Beispiel vereinsinterne Vorverkäufe geregelt werden. Sobald ein Termin aktiv geschaltet aber nicht gelistet ist, können über die URL des Termins immer Tickets erworben werden. Der Termin kann aber nicht öffentlich über das Ticketsystem und Eventportal gefunden werden.
- Nutzt dein Verein die Zusatzfunktion Manuelle Erstellung hast du die Möglichkeit einen Termin nur für diese Funktion zu aktivieren. In diesem Fall ist er ebenfalls nicht über das Ticketsystem und das Eventportal zugänglich.
Erweiterte Einstellungen
Unter den erweiterten Einstellungen kann eine Einlasszeit definiert werden. Diese hat keine technischen Auswirkungen sondern wird lediglich als Hinweis im Ticketshop mit ausgegeben.
Über einen Vorverkauf kann gesteuert werden in welchem Zeitraum Tickets für deinen Termin im Shop verfügbar sein sollen. Darüber kannst du beispielsweise deinen Termin schon öffentlich sichtbar schalten aber den Verkauf bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verhindern. Wichtig ist, dass wenn ein Vorverkaufssstart eingerichtet ist auch ein Vorverkaufsende definiert werden muss. Das kann aber auch nach Beginn der Veranstaltung liegen.
Design
Du hast die Möglichkeit für jeden Termin, der im Ticketsystem deines Vereins angelegt wird, ein eigenes Design zu hinterlegen. Hier haben wir spezielle Templates vorbereitet mit denen auch Spieltagsbegegnungen dargestellt werden können. Alternativ besteht auch hier die Möglichkeit, ein komplett eigenes Design mit den passenden Maßen hochzuladen, um die Vereins-CI optimal zu integrieren.
Wenn du möchtest, kannst du die selbe Grafik wie bei einem bereits angelegten Termin verwenden. Nutze dafür den Button “Termingrafik übernehmen”. Du kannst gezielt nach einem Termin suchen, von dem die entsprechende Grafik übernommen werden soll.
Tickets & Kontingente
In den Einstellungen eines bestimmten Termins kannst du festlegen, welche der Tickets angeboten werden sollen. Standardmäßig sind alle Ticketvarianten hinterlegt. Falls bestimmte Varianten nicht zum Verkauf stehen sollen, kann dies in den Termineinstellungen angepasst werden. Zudem lassen sich dort jederzeit weitere Tickets und Varianten aktivieren.
Wichtig: Die Preis- und Ticketanzahl-Einstellungen können für jeden Termin individuell angepasst werden. Änderungen in den allgemeinen Ticket-Einstellungen auf Ticketshop-Ebene wirken sich nicht automatisch auf bereits hinterlegte Termine aus.
Dauerkarten
Unter dem Punkt Dauerkarten legst du fest, ob es für diesen Termin gültige Dauerkartenprodukte gibt.
Voraussetzung dafür ist, dass innerhalb deines Ticketsystems ein Dauerkartenshop eingerichtet ist über den Dauerkarten erworben werden können.
Innerhalb des Termins im Ticketshop geht es nun noch darum Einzeltickets für Dauerkarteninhaber zu erstellen, um das Einscannen der Dauerkarten zu ermöglichen
Die Erstellung erfolgt direkt über die Termineinstellungen für den die Dauerkarten gelten sollen.
- Termindetails zu entsprechendem Termin aufrufen
- “Dauerkarten” als Menüpunkt innerhalb des Termins aufrufen
- Verknüpfung zwischen Dauerkarten und Tickets herstellen. Unter dem Punkt “Verknüpfung” muss zunächst festgelegt werden welche Dauerkarte für welches Ticket gültig ist. Entsprechend dieser Zuordnung werden im nächsten Schritt die Einzeltickets erstellt. Wurde die Auswahl bereits einmal bei einem Termin getroffen, kann die Zuordnung übernommen werden und muss nicht erneut angelegt werden.
- Einzeltickets erstellen: Anhand der Verknüpfung ermittelt das System die zu erstellenden Dauerkarten. Mit einem Klick auf “Einzeltickets” werden diese dann automatisch erstellt.
Nach der Erstellung der Einzeltickets sind diese auch über das Unternehmensportal verfügbar.
Scans & Teilnehmer
Hier findest du eine Übersicht über die angelegten Check-In Listen zu deinem Termin. Außerdem kannst du die Scans, die mit der VT Scan & Co durchgeführt wurden nachvollziehen.
Was ist eine Check-In Liste?
Check-In Listen stellen sicher, dass der Zutritt zu einer Veranstaltung mit einem gültigen Ticket erfolgen kann. Auf einer Check-In Liste sind daher alle gültigen Bestellpositionen zu dem entsprechenden Termin enthalten. (Stornierte und abgelaufene Bestellungen werden dabei nicht berücksichtigt)
Standardmäßig wird pro Termin eine Check-In Liste mit allen zu dem Termin gültigen Tickets angelegt. Über den Expertenmodus besteht allerdings die Möglichkeit weitere Check-In Listen zu erstellen. Diese können auf einzelne Tickets und Ticketvarianten beschränkt sein.
Damit hast du die Möglichkeit den Zutritt zu deiner Veranstaltung individuell zu gestalten und unterschiedliche Eingänge zu definieren.
Es ist aber auch möglich Tickets oder Ticketvarianten, die auf zwei unterschiedlichen Check-In Listen enthalten sind, zwei mal zu scannen. Das kann für Bereiche auf deiner Veranstaltung sinnvoll sein, die nicht für alle Teilnehmer gestattet sein soll. Beispielsweise VIP-Bereiche.
Tickets Scannen
Vor Ort kannst du die Tickets deiner Besucher mit Hilfe der VT Scan & Co scannen. Im Hintergrund schaut das System ob sich dieses Ticket auf der Check-In Liste befindet oder nicht. Somit wird dann entschieden ob das Ticket gültig ist und ein Zutritt erfolgen kann. Sofern du nicht anderes über die Zutrittskontrolle im Expertenmodus einstellt hast, funktioniert dieser Prozess automatisch.
Eine detaillierte Anleitung zum Scannen von Tickets findest du hier
Teilnehmerdaten
Über den CSV Export kannst du eine detaillierte Liste der Teilnehmer inklusive aller im Bestellprozess abgefragter Daten erhalten. Eine kleine Hilfestellung für den Umgang mit diesem Export, findest du hier.