Beim Anlegen eines neuen Ticketshops kannst du zwischen zwei Shoptypen unterscheiden. Ticket- und Dauerkartenshops.
Dauerkarten sind eine der einfachsten und komfortabelsten Möglichkeiten, regelmäßigen Zugang zu Veranstaltungen zu ermöglichen. Sie bieten nicht nur Fans und Vereinsmitgliedern eine bequeme Lösung für den Eintritt zu Spielen und Events, sondern erleichtern auch Vereinen die Verwaltung von Ticketverkäufen.
Einführung + Einrichtung
Das Dauerkarten-Management ermöglicht eine effiziente und flexible Handhabung – vom Kauf bis zur Nutzung. Käufer profitieren von einer einfachen Buchung, direkter digitaler Verfügbarkeit und der Möglichkeit, Einzeltickets für einzelne Veranstaltungen zu nutzen oder weiterzuleiten.
Die wichtigsten Funktionen
- Mehrere Dauerkarten pro Bestellung – Käufer können bequem mehrere Dauerkarten in einem Kaufvorgang erwerben.
- Sofortige Verfügbarkeit im Eventportal & in der App – Nach dem Kauf ist die Dauerkarte direkt sichtbar, inklusive Hinweis zur Freigabe durch den Verein.
- Automatische Anzeige nach Freigabe – Nach der Vereinsfreigabe wird die Dauerkarte als QR-Code in der App und im Eventportal hinterlegt.
- Keine zusätzliche Verknüpfung mit dem Verein nötig – Käufer müssen sich nicht separat auf der Plattform mit dem Verein verknüpfen, um ihre Dauerkarte digital zu nutzen.
- Einzeltickets für mehr Flexibilität – Vereine können für Dauerkartenbesitzer Einzeltickets generieren, die direkt in der App erscheinen. Diese können weitergeleitet oder alternativ als QR-Code beim Einlass gescannt werden. Sobald eines der beiden Tickets genutzt wurde, wird das andere für diesen Termin ungültig.
Die unten verlinkten Handbuchseiten bieten eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung, Verwaltung und Nutzung von Dauerkarten für dich als Verein.
Dauerkartenshop anlegen
Um einen Dauerkartenshop anzulegen musst du das Modul “Ticketing” aktiviert haben. Dauerkarten sind im Grunde eine Zusammenfassung von mehreren Einzeltickets die für die jeweiligen Termine in einem Ticketshop gültig sind. Daher benötigst du für die Nutzung der Dauerkarten auch einen Ticketshop.
Über den Button “Shop hinzufügen" in der Übersicht des Ticketsystems, kann ein Dauerkartenshop angelegt werden.
Um einen Dauerkartenshop anzulegen, muss zunächst
- ein Name (Beispielsweise “Dauerkarten Saison 2024”)
- eine Kontakt E-Mail-Adresse (die den Käufern im Shop ausgegeben wird)
- und eine Domain für den Shop vergeben werden
Alle weiteren Einstellungen, wie die Definition der Dauerkarten, der Verkaufszeitraum, Texte im Shop und Anzahl der verfügbaren Dauerkarten, werden in einem nächsten Schritt festgelegt.
Dauerkarten anlegen
Unter dem Punkt “Dauerkartenprodukte” werden die Dauerkarten definiert, die im Onlineshop des Vereins verkauft werden sollen.
Dabei kann eine Dauerkarte zum Beispiel auch verschiedene Preisvarianten haben.
Neue Dauerkartenprodukte werden über den Button “Neues Produkt erstellen” angelegt.
Folgende Informationen können beim Anlegen eines Dauerkartenprodukts hinterlegt werden:
- Bezeichnung des Dauerkartenprodukts ( Beispielsweise “Dauerkarte Saison 2024”)
- Zuordnung zu einer Vereinsebene: Mit dieser Funktion können Dauerkarten für unterschiedliche Abteilungen deines Vereins parallel verkauft werden. Im Shop ist zudem die Sportart der zugeordneten Vereinsebene sichtbar und dient als Orientierungshilfe für Käufer:innen.
- Beschreibung, die im Shop mit angezeigt wird
- Anzahl/ maximales Kontingent: Maximale Anzahl, die von diesem Dauerkartenprodukt verkauft werden soll
- ein Verkaufszeitraum mit einem Start- und einem Enddatum: Hierüber kann bei einem einzelnen Dauerkartenprodukt gesteuert werden, wie lange sie im Onlineshop verfügbar sein soll.
- Gültigkeit: Über die Gültigkeit kannst du steuern, wann das Dauerkartenprodukt und alle verkauften Dauerkarten automatisch als abgelaufen markiert werden.
- verschiedene Preisvarianten: Eine Preisvariante benötigt eine Bezeichnung sowie einen Preis
- Über die Beschreibung können beispielsweise Ermäßigungsstufen erläutert werden
- Über den “Ursprünglichen Preis” können bei ermäßigten Varianten sogenannte Streichpreise eingestellt werden. Im Shop wird dann der eigentliche Preis durchgestrichen dargestellt und so der neue, ermäßigte Preis hervorgehoben.
- Im öffentlichen Verkauf verstecken: Kann genutzt werden um zunächst den Shop final einzurichten, bevor die Dauerkarte öffentlich sichtbar ist oder aber um ein Dauerkartenprodukt nur über die manuelle Erstellung verfügbar zu machen.
Zurück im Menüpunkt “Dauerkartenprodukte” können vorhandene Dauerkarten, sofern sie nicht mehr verwendet werden auch als abgelaufen markiert werden.
Abgelaufene Dauerkarten können jederzeit wieder aktiviert werden. Während sie als abgelaufen markiert sind, können sie jedoch nicht als gültig bei einem Ticketingtermin ausgewählt werden.
Dauerkarten erstellen + zuordnen
Wenn eine Dauerkarte über den Ticketshop deines Vereins gekauft wurde, muss sie zunächst manuell erstellt werden.
So funktioniert es:
- Öffne die Bestellung der Dauerkarte.
- Klicke auf den Button "Dauerkarte erstellen".
Nachdem die Dauerkarte erstellt wurde, wird sie direkt im Eventportal und in der Vereinsticket-App im Account des Käufers oder der Käuferin angezeigt – sofern ein Vereinsticket-Account vorhanden ist.
Weitere Möglichkeiten nach der Erstellung:
- Die Dauerkarte kann als PDF heruntergeladen werden.
- Die Dauerkarte kann per E-Mail versendet werden
- Sie kann als QR-Code angezeigt werden.
- Alternativ kann sie ausgedruckt und persönlich übergeben werden.
Wichtig:
Nach dem Kauf wird keine automatisierte E-Mail mit der Dauerkarte versendet. Die manuelle Erstellung ist erforderlich, damit die Dauerkarte generiert und verschickt werden kann.
📩 Versand per E-Mail:
Wird die Dauerkarte per E-Mail versendet, wird automatisch eine Aushändigung per Mail erfasst.
⚠️ Kein Vereinsticket-Account?
Falls der Käufer oder die Käuferin keinen Vereinsticket-Account besitzt, erhält die Person die Dauerkarte erst nach dem manuellen Versand per E-Mail.
Optionale Zuordnung zu einem Datensatz in der Mitgliederliste
Nachdem eine Dauerkarte erfolgreich erstellt wurde, kann sie optional einem Datensatz aus der Mitgliederliste zugeordnet werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Zuordnung:
1. Zuordnung zu einem (Vereins-)Mitglied
Jede Position innerhalb einer Bestellung kann mit einer Person aus der Mitgliederliste verknüpft werden. Diese Zuordnung ist optional, ermöglicht aber die Verknüpfung eines Vereinsausweises mit einer Dauerkarte.
- Falls der Käufer bereits in der Mitgliederliste angelegt ist, kann die Dauerkarte direkt zugeordnet werden.
- Ist der Käufer noch nicht in der Mitgliederliste, kann während der Zuordnung ein neuer Datensatz erstellt werden. Dabei lässt sich auch der Mitgliederstatus des Käufers festlegen.
Mitglieder-Verknüpfung & Nutzung des Vereinsausweises als Dauerkarte
👉🏻 Wird eine Dauerkartenposition mit einem Mitglied verknüpft, wird der zugehörige Vereinsausweis automatisch “aufgeladen” und kann als Dauerkarte genutzt und vorgezeigt werden.
✅ Damit können auch bereits ausgegebene Dauerkarten der laufenden Saison (2024/2025) problemlos weiterhin genutzt werden und behalten ihre Gültigkeit.
⚠️ Ohne diese Verknüpfung kann der Vereinsausweis nicht als Dauerkarte genutzt werden.
✅ Die Dauerkarte selbst kann jedoch auch ohne Verknüpfung zum Vereinsausweis genutzt werden.
2. Zuordnung zu einem Unternehmen
Statt einer Person kann eine gesamte Dauerkartenbestellung auch einem Unternehmen zugewiesen werden. Dafür sollte das Unternehmen zunächst als Datensatz in der Mitgliederliste angelegt werden.
➡️ Vorteile:
- Unternehmen und Sponsoren können über das Dauerkartenportal (Zusatzfunktion) ihre Dauerkarten digital verwalten.
- Es entsteht in der Mitgliederliste eine übersichtliche Ansicht aller Unternehmen und deren zugeordneten Dauerkarten.
Tipp: Die Kontaktdaten von Unternehmen und Sponsoren lassen sich über die Mitgliederliste einfach verwalten.
Wenn eine Bestellung einem Unternehmen zugeordnet ist:
- Die Dauerkarten werden als nicht-personalisierte Karten ausgegeben und können digital weitergegeben werden.
- Es ist aber auch möglich, die Dauerkarten zusätzlich zu personalisieren und mit einem bestimmten Datensatz zu verknüpfen. Diese Dauerkarten können ebenfalls per E-Mail versendet oder ausgedruckt und persönlich ausgehändigt werden.
Nicht-personalisierte Dauerkarten können über das Dauerkartenportal für Unternehmen verwaltet werden. Weitere Informationen dazu findest du im entsprechenden Handbucheintrag.
Zusatzhinweis zu Personalisierten und Nicht-Personalisierten Dauerkarten:
Bestellungen und Bestelldetails
Unter dem Menüpunkt “Bestellungen”können die über den Dauerkartenshop getätigten Bestellungen vollständig eingesehen werden.
Diese Seite fasst alle relevanten Informationen zu den jeweiligen Bestellungen zusammen:
- Bestellnummer: Anhand der Bestellnummer kannst du die Bestellung eindeutig identifizieren. Daher kannst du auch nach der Bestellnummer suchen, um schnell die gewünschte Bestellung zu finden.
- Zahlungsstatus: Du siehst auf den ersten Blick, wenn Bestellungen noch nicht bezahlt sind und somit nicht zugeordnet werden sollten. Bestellungen können Bezahlt, Unbezahlt, Storniert oder Fehlgeschlagen sein. Nach diesen Status kannst du auch filtern.
- Zahlungsmethode: Die Zahlungsmetode kann für deine eventuell fällige Gebühren oder allgemein für euren Verein interessant sein. Nach den verschiedenen Zahlungsmethoden kannst du daher über das Filtersymbol filtern. Welche Zahlungsmethoden verfügbar sind und welche Gebühren dafür fällig werden kannst du hier einsehen
- Der Käufername und die Anzahl der Dauerkarten sind später für die Zuordnung der Dauerkarten relevant
Über das grüne Auge am Ende einer jeden Zeile, kann die detaillierte Übersicht der entsprechenden Bestellung aufgerufen werden. Über diese können die Dauerkarten final zugeordnet und versendet werden.
Bestelldetails bearbeiten
Falls sich innerhalb einer Bestellung Fehler bei der Eingabe der Bestelldetails eingeschlichen haben, können diese manuell korrigiert werden.
Ein Tippfehler innerhalb der Bestellung kann beispielsweise auch der Grund dafür sein, dass die Dauerkarte nicht einem bereits bestehenden Mitglied zugeordnet werden kann.
Bei der Zuordnung ist wichtig, dass die Anrede, der Vorname, der Nachname und das Geburtstdatum des Mitgliederdatensatzes mit den Bestelldetails übereinstimmen. Tippfehler können dazu führen, dass der entsprechende Datensatz nicht direkt angezeigt wird.
Sollte auch kein neuer Datensatz erstellt werden können, kann das auch an den Daten der Bestelldetails liegen. Prüfe also ob:
- das Geburtsdatum im richtigen Format und ohne Zahlendreher hinterlegt ist.
- in der Adresszeile die PLZ, Straße und Hausnummer in den getrennten Datenfeldern hinterlegt sind
Hilft auch das nicht weiter, wende dich bitte an unser Supportteam.
Einzeltickets erstellen
Die Erstellung erfolgt direkt über die Termineinstellungen für den die Dauerkarten gelten sollen.
- Termindetails zu entsprechendem Termin aufrufen
- “Dauerkarten” als Menüpunkt innerhalb des Termins aufrufen
- Verknüpfung zwischen Dauerkarten und Tickets herstellen. Unter dem Punkt “Verknüpfung” muss zunächst festgelegt werden welche Dauerkarte für welches Ticket gültig ist. Entsprechend dieser Zuordnung werden im nächsten Schritt die Einzeltickets erstellt. Wurde die Auswahl bereits einmal bei einem Termin getroffen, kann die Zuordnung übernommen werden und muss nicht erneut angelegt werden.
- Einzeltickets erstellen: Anhand der Verknüpfung ermittelt das System die zu erstellenden Dauerkarten. Mit einem Klick auf “Einzeltickets” werden diese dann automatisch erstellt.
Nach der Erstellung der Einzeltickets sind diese auch über das Unternehmensportal verfügbar.
Dieser Schritt sorgt für einen reibungslosen Scan der Dauerkarten. Er ist der wichtigste in Rahmen der Nutzung der Dauerkarten, da ohne die vorherige Erstellung der Einzeltickets der Scan nicht erfolgen kann!